پنج دلیل مهم برای استفاده از فضای کار اشتراکی (بخش اول)

فرض کنیم کسب و کار خود را با موفقیت شروع کرده باشید. گام بعدی انتخاب فضای مناسب کاری است. فضای کار اشتراکی می تواند یکی از بهترین گزینه های ما باشد. حدود نیمی از استارتاپ‌ها در ایالات متحده از محل سکونت کارآفرین مدیریت می‌شوند. اما در صورتی که کسب و کارتان شروع به رشد کند و نیاز به کارکنان بیشتر یا ملاقات حضوری با مشتریان وجود داشته باشد دفاتر خانگی دیگر گزینه مناسبی نیستد. در این بین عدم وجود تمایز بین زندگی فردی و کاری نیز می‌تواند باعث احتمال فرسایش روانی را افزایش دهد.

به خاطر دارم زمانی که به عنوان یک نویسنده فریلنسر شروع به کار کردم مدیریت کارها از منزل کاملاً جوابگوی نیازم بود. اما با گسترش حوزه فعالیتم دچار مشکلات زیادی شدم که مانع پیشرفتم بودند. خلوت بیش از حد محیط کارم مرا از تعاملات لازم محروم کرده بود و به فضایی نیاز داشتم که با جو حرفه‌ای کارم متناسب باشد.

اما مشکل اصلی اینجا بود که سرمایه کافی برای تهیه یک دفتر کاری را نداشتم. کافی شاپ محله هم برای پاسخ به تماس‌ها و تمرکز بر روی کارهای پیچیده بیش از حد پر سر و صدا بود.

اینجا بود که گزینه بهتری به ذهنم رسید: فضای کار اشتراکی.

فضای کار اشتراکی، کارمندان دورکار، صاحبان کسب و کارهای کوچک و افراد تیمشان و همینطور فریلنسرها را گرد هم می‌آورد. برندهای بزرگی مانند Indiegogo، Instagram، Timehop، Uber و Wanderfly بارها از این روش استفاده کرده‌اند. از مزایای اصلی فضای کار اشتراکی، انعطاف پذیری آن است. این فضاها در چینش‌های مختلفی ارائه می شوند. این چینش می‌تواند تنها تقسیم یک اتاق بزرگ به چند میز باشد یا می‌توان به هر یک از اعضا یک اتاق شخصی داد و اتاق ملاقات را بین آنها به اشتراک گذاشت.

در این فضاها می‌توانید از میز کار اشتراکی استفاده کنید یا با کمی هزینه بیشتر میز خود را تهیه کنید. همینطور می‌توانید از اتاق ملاقات یا حتی فضای کار اشتراکی به عنوان یک دفتر مجازی استفاده کنید. فارغ از نوع چینش فضا، تسهیلات و بخش‌های عمومی همیشه بین همکاران به اشتراک گذاشته می‌شود. بنابراین لازم است فضای موردنظر خود را با دقت انتخاب کنید تا با نیازمندی‌ها و اصول تجاری کسب و کارتان سازگاری داشته باشد.

فضاهای کار اشتراکی انعطاف پذیری بالایی در ساختار قیمت گذاری و میزان تعهد لازم دارند. در بیشتر مواقع می‌توانید محل مورد نظر را بصورت ماهیانه، هفتگی و یا حتی روزانه اجاره کنید.

همچنین می‌توانید به کمک جوامع حرفه‌ای موجود در این فضاها موفقیت را دو چندان کنید. برای مثال، برخی از فضاهای کار اشتراکی در کنار مراکز رشد اداره می‌شوند (محلی که در آن منابع و سرویس‌های متنوعی برای سرعت بخشیدن به رشد کسب و کارتان در اختیار شما قرار می گیرد.) ممکن است لازم باشد چنین فضایی را برای کار انتخاب کنید. زیرشاخه‌های دیگری نیز وجود دارند که صنایع به خصوصی را هدف‌گذاری می‌کنند؛ مانند حوزه فناوری یا حرفه‌های ابتکاری. اگرچه بیشتر این فضاها هر کسی را می‌پذیرند.

البته نکات مثبت و منفی بسیاری درباره استفاده از چنین فضاهایی وجود دارد. برای مثال اگر چینش فعلی، حریم شخصی کافی را برای شما فراهم نمی‌کند، نمی‌توانید آن را به طور دلخواه تغییر دهید (در این مورد خاص یک فضای اداری سنتی می‌تواند گزینه بهتری باشد.)

اما اگر با شریک شدن تسهیلات خود با استارتاپ‌ها و کارآفرینان دیگر مشکلی ندارید، یک فضای کار اشتراکی می‌تواند گزینه مناسبی برای کسب و کار شما باشد.

The Farm ، یکی از فضاهای کار اشتراکی واقع در نیوریورک

در ادامه به پنج دلیل مهم برای استفاده از فضاهای کار اشتراکی می پردازیم:

1. امکانات بیشتر در مقایسه با دفاتر خانگی یا کافی شاپ‌های محلی
بیایید صادق باشیم. استفاده از دفاتر خانگی یا کافی شاپ‌ها چالش‌های زیادی را برای کار حرفه‌ای ایجاد می‌کنند؛ عبارتند از سر و صدای محیط و وقفه‌های غیرکاری.

یک فضای کار اشتراکی تمام امکانات لازم برای فعالیت شغلی شما را شامل می‌شود. بیشتر این مکان‌ها دارای تعداد زیادی پریز برق، اثاثیه کاربردی، میزهای کار بزرگ و اتصال وای فای با سرعت بالا هستند.

داسی ریچاردز، مدیر اجرایی کارگاه توسعه برنامه Lotus Technologies، کسب و کار خود را از فضای کار اشتراکی The Farm واقع در نیویورک مدیریت می‌کند. او در این باره گفته است: «تصمیم انتقال محل کارم از کافی شاپ محلی به فضای کار اشتراکی، زندگیم رو به کلی تغییر داده و میزان آسایش بیشتری رو برام فراهم کرده. من این کار رو به تمام فریلنسرها، کارمندها و کارآفرینان دیگه که دنبال تجارب جدید هستند پیشنهاد می‌کنم.»

در مقایسه با یک کافی شاپ، شما در این فضا، کنترل بیشتری روی محیط کار خود دارید. این انتخاب در مقابل شما قرار دارد تا می‌توانید لپ تاپ خود را روشن کنید و در کنار همکارانی که با آنها اتفاق نظر دارید کار کنید یا در محیطی ساکت و خصوصی کار خود را انجام دهید. بسیاری از این موسسات بصورت جداگانه یک اتاق جلسات کرایه‌ای دارند که می توانید از آن برای مکالمات خود با مشتریان استفاده کنید. گاه اتاق اضافه‌ای نیز –مانند یک رختکن یا استراحتگاه- وجود دارد که تنوع بالایی از فضای اختصاصی در اختیارتان قرار دهد.

در اغلب موارد سرویس‌های رایگانی نیز مانند نوشیدنی داغ و تنقلات در معامله قید می‌شوند که برتری این انتخاب را از این جهت ثابت می‌کند (اگر همچنان به فکر استفاده از کافی شاپ هستید.)

2. فضاهای کار اشتراکی راهکار انعطاف پذیر و مقرون به صرفه‌ای هستند
اجاره یک دفتر به شیوه سنتی ممکن است نیاز استارتاپ شما را برآورده کند. اما اغلب این دست قراردادها تعهد طولانی مدتی را به همراه دارند. در مقابل، فضای کار اشتراکی، خودش را با رشد و تغییرات موجود در کسب و کارتان وفق می‌دهد. در این شیوه می‌توانید به صورت روزانه یا ماهانه فضای موردنیاز خود را تعیین کنید. همینطور می‌توانید اتاق جلسات را هر زمان که به آن نیاز دارید اجاره کنید و تعهدی برای پرداخت اجاره بصورت مستمر وجود ندارد.

استفاده از فضای کار اشتراکی به طور کلی ارزان‌تر از اجاره دفتر است. بطور مثال، اگر در منطقه منهتن نیوریورک مشغول به کار باشید می‌توانید در یک فضای کار اشتراکی تنها با روزانه 25 دلار / ماهیانه 250 دلار یک میز اشتراکی و یا با 400 دلار در ماه یک میز شخصی اجاره کنید. در مقابل، قیمت اجاره دفاتر، بنا بر مساحت و تسهیلات وعده داده شده از ماهیانه 1000 دلار شروع می‌شوند و معمولاً در دوره‌های شش ماهه بسته می‌شوند.