نحوه بودجه‌بندی راه‌اندازی کسب‌وکار
بودجه‌بندی برای یک شرکت تازه تأسیس، یکی از مهم‌ترین وظایف صاحب یک کسب‌وکار است که بر اساس آن می‌توان درآمد، مخارج و نقدینگی مورد انتظار را برآورد کرد. در صورت عدم وجود داده‌های قبلی، برای بودجه‌بندی باید از بهترین حدس و برآورد در مورد درآمد و مخارج استفاده کرد. این مقاله بر کسب‌وکارهای همراه با محصول متمرکز می‌شود اما در مورد کسب‌وکارهای خدماتی بدون محصول نیز بحث خواهد شد.
قبل از شروع شاید سؤال پیش بیاید که چرا باید اصلاً برای بودجه‌بندی زمان صرف کرد؟ در جواب باید گفت که حتی اگر به تأمین مالی از طرف بانک نیازی نباشد، بودجه‌بندی هنوز یک تمرین و یادگیری ارزشمند برای هر کسب‌وکار تازه‌پا یا قدیمی است.
بودجه، جزء اصلی طرح راه‌اندازی یک کسب‌وکار است.
مواردی که باید قبل از شروع مدنظر قرار بدهید، عبارت‌اند از:
- برای شروع کسب‌وکار خود در روز اول به چه چیزهایی نیاز دارید؟
- هزینه‌های ثابت و متغیر شما به‌طور مداوم چه خواهد بود؟
- برای پایین نگاه‌داشتن هزینه‌ها، چه‌کارهایی می‌توانید انجام دهید (به‌طور مثال کم کردن هزینه مبلمان)
- چه چیزی می‌توانید به‌عنوان کمک مالی از دوستان و بستگان دریافت کنید؟
- چه‌کارهایی می‌توانید بدون چیزهایی مثل نما و دکوراسیون انجام دهید؟
«بایدها» را به حداقل برسانید زیرا هرچقدر موارد کمتری برای راه‌اندازی کسب‌وکار خود نیاز داشته باشید، سریع‌تر می‌توانید به مرحله‌ی سوددهی برسید.
گام اول- برای روز اول راه‌اندازی کسب‌وکار خود برنامه‌ریزی کنید.
در گام اول مشخص کنید که برای شروع کار (و یا بالا آوردن وب‌سایت) و شروع پذیرش مشتری چه چیزهایی در روز اول کسب‌وکارتان نیاز خواهید داشت.
بودجه راه‌اندازی «روز اول کسب و کار» می‌تواند به چهار دسته تقسیم شود (که بنا بر شرایط کسب‌وکار شما، امکان دارد بعضی دسته‌بندی‌ها مورداستفاده قرار نگیرند). این دسته‌بندی‌ها عبارت‌اند از:
هزینه امکانات: هزینه صرف شده برای راه‌اندازی محل کسب‌وکار شما که شامل تمام هزینه اجاره یک مکان برای مغازه، دفتر کار، انبار و یا خرید یک ساختمان است. این هزینه‌ها را بهسازی اموال استیجاری یا بهسازی مستأجر می‌نامند. به‌طور مثال شما ممکن است به چند دیوار یا یک سرویس بهداشتی و یا یک محوطه محصور در دفتر کار یا ساختمان خود نیاز داشته باشید.
اگر شما در خانه کار می‌کنید، هزینه اجاره یا خرید یک مکان برای کسب‌وکارتان را نخواهید داشت اما در عوض باید هزینه‌هایی برای ایجاد یک اتاق در خانه یا در محوطه پارکینگ به‌عنوان دفتر کار بپردازید.
هزینه امکانات شامل مبالغ رهن و اجاره و علائم تجاری شرکت نیز می‌شود.
دارایی‌های ثابت: که گاهی مخارج سرمایه‌ای نیز نامیده می‌شوند برای مبلمان، تجهیزات و وسایل نقلیه به‌منظور راه‌اندازی مکان و شروع کسب‌وکار گفته می‌شود. دارایی‌های ثابت همچنین شامل ماشین‌آلات و کامپیوترها، مبلمان و هر چیز موجود در داخل دفتر کار، مغازه و یا انبار می‌شود که برای راه‌اندازی کسب‌وکار موردنیاز است.
مواد و تجهیزات: که شامل تجهیزات اداری و ابزار تبلیغاتی می‌شود. شما به این ملزومات اولیه برای شروع کسب‌وکار نیاز خواهید داشت.
هزینه‌های دیگر: که شامل هزینه‌های اولیه به یک حسابدار برای کمک به شما در راه‌اندازی سیستم حسابداری، مجوزهای محلی، سپرده‌های بیمه، هزینه‌های حقوقی برای ثبت تجارت خود در نهادهای دولتی (مانند استان شما یه اسناد عملیاتی می شود.
در زمان لیست کردن هزینه‌های راه‌اندازی، اقلامی مانند کامپیوتر یا وسایل اداری را حتی اگر خودتان برای کسب‌وکارتان تهیه‌کرده‌اید، در داخل لیست هزینه‌ها ذکر نمایید. به این نکته توجه داشته باشید که هزینه‌ی این اقلام در داخل لیست می‌تواند به عنوان امتیازی برای وثیقه‌ی دریافت وام برای کسب‌وکار شما به‌حساب بیاید.
گام دوم- مخارج ثابت و متغیر ماهانه را تخمین بزنید.
مخارج ثابت: به هزینه‌هایی گفته می‌شود که به تعداد مشتری وابسته نیست و تغییری نمی‌کند. سعی کنید هرماه اطلاعاتی در مورد هزینه‌های ثابت کسب‌وکارتان تهیه کنید. در ادامه، فهرستی از رایج‌ترین هزینه‌های ثابت ماهانه گردآوری‌شده است که عبارت‌اند از:
- اجاره
- خدمات رفاهی (آب، برق، گاز)
- تلفن‌ها (تلفن‌های تجاری و تلفن‌های همراه)
- پردازش کارت اعتباری – هزینه‌های ماهانه (هزینه‌های تراکنش متغیر است)
- هزینه خدمات وب‌سایت
- پرداخت اجاره تجهیزات
- لوازم اداری
- حق‌الزحمه و اشتراک نشریات حرفه‌ای
- تبلیغات و اعلان‌ها مانند شبکه‌های اجتماعی یا تبلیغات آنلاین
- بیمه کسب‌وکار
- حق‌الزحمه‌های فنی (حقوقی و حسابداری)
- حقوق و مزایای کارمندان (این دسته نیمه ثابت است، زیرا ممکن است بتوانید هزینه‌های کارمند خود را در بعضی مواقع کاهش دهید)
- هزینه‌های متفرقه
- پرداخت وام تجاری
سپس هزینه‌های متغیر را اضافه کنید. این هزینه‌ها بر اساس تعداد مشتری‌های هرماه تغییر می‌کنند که عبارت‌اند از:
- هزینه‌های پست، ارسال، بسته‌بندی و حمل‌ونقل.
- کمیسیون فروش
- هزینه‌های تولید
- مواد خام
- قیمت عمده کالاهایی که باید دوباره به فروش برسند.
- هزینه‌های بسته‌بندی و حمل‌ونقل.
اگر شما کسب‌وکار خدماتی دارید، ممکن است بسیاری از هزینه‌های متغیر را نیاز نداشته باشید.
گام سوم- فروش ماهانه را تخمین بزنید.
این گام، دشوارترین قسمت یک بودجه است زیرا شما تصویری از فروش یک شرکت نوپا ندارید. در این راستا ممکن است بخواهید سه پیش‌بینی مختلف برای فروش انجام دهید:
- بهترین سناریوی ممکن: در آن خوش‌بینانه‌ترین تخمین خود برای فروش سال اول را در نظر می‌گیرید.
- بدترین سناریوی ممکن: در آن کمترین مقدار ممکن فروش طی شش ماه تا یک سال اول کسب‌وکار را در نظر می‌گیرید.
- سناریوی محتمل: سناریویی بینابین دو سناریوی بالا است. سناریوی محتمل همانی خواهد بود که به وام‌دهنده‌تان نشان داده خواهد شد.
برای بودجه‌بندی واقع‌بینانه، باید مدنظر داشت که تمامی فروش، وصول نخواهد شد. بنا بر نوع کسب‌وکار شما و روش پرداخت توسط مشتریان، ممکن است درصد وصول وجه نقد بالاتر یا پایین‌تر باشد.
درصد وصول وجه نقد با مقدار تخمینی فروش در هرماه را محاسبه کنید. به‌طور مثال اگر مقدار تخمینی فروش شما در ماه اول 50000000تومان و درصد وصول شما 85% باشد، مقدار نقدینگی شما در آن ماه 42500000 تومان خواهد بود.
هزینه‌های متغیر فروش برای هرماه را بر اساس فروش آن ماه حساب کنید. به‌طور مثال اگر تخمین فروش برای یک ماه 2500 واحد بوده و هزینه‌های متغیر 5500 تومان برای هر واحد باشد، هزینه‌های متغیر کل در یک ماه برابر 13750000 تومان خواهدبود.
هزینه‌های متغیر ماهانه را به هزینه‌های ثابت ماهانه اضافه کرده تا هزینه‌های کل ماهانه (مخارج) به دست آید.
گام چهارم- یک صورت‌حساب گردش نقدینگی تهیه کنید
گردش نقدینگی به‌صورت لغوی به معنی مقدار پولی است که هرماه به کسب‌وکار شما وارد یا از آن خارج می‌شود.
مدیریت گردش نقدینگی، یکی از ابزارهای کلیدی برای پابرجا نگه‌داشتن کسب‌وکار جدیدتان است و گردش نقدینگی از سود مهم‌تر به‌حساب می‌آید. شما می‌توانید بر روی کاغذ سودآوری کنید ولی اگر در حساب بانکی پولی وجود نداشته باشد، کسب‌وکار شما توانایی پرداخت قبض‌ها را هم ندارد.
با ترکیب کل هزینه‌های انجام‌شده و تمام پول‌های به‌دست‌آمده از فروش در هرماه، شروع به تهیه یک صورت‌حساب گردش نقدینگی کنید. به یاد داشته باشید که فروش و وصول می‌تواند متفاوت باشد، مگر اینکه تجارت نقدی یا اعتباری داشته باشید. برای صورت‌حساب گردش نقدینگی، نیاز است که از وصولی ها استفاده کنید.
گردش نقدینگی ماهانه‌ی کل می‌بایست چیزی شبیه به موارد زیر باشد:
- فروش ماهانه 50000000 تومان
- وصولی ها 42500000 تومان
- کل هزینه‌های ثابت 26900000 تومان
- کل هزینه‌های متغیر 13750000 تومان
- موجودی نقدی کل 2150000 تومان
باید به این نکته توجه داشت که 2150000 تومان نشان‌دهنده موجودی نقدی کل برای یک ماه است نه سود شما.
با تغییر ارقام فروش خود با استفاده از سه سناریوی بالا، می‌توانید نتیجه را در موجودی نقدی خود در پایان هرماه مشاهده کنید. این موجودی نقدی می‌تواند به شما اطلاعاتی راجع به موارد زیر بدهد:
- نقدینگی موردنیازتان
- مقدار احتمالی نقدینگی که باید برای سرمایه در گردش قرض کنید.
نکاتی برای بودجه‌بندی راه‌اندازی کسب‌وکارتان:
- از نرم‌افزارهای حسابداری برای بودجه‌بندی خود استفاده کنید زیرا می‌توانید از حساب‌های موجود استفاده کرده و تغییرات را به‌راحتی اعمال نمایید. همچنین اگر دسترسی به نرم‌افزار حسابداری ندارید، می‌توانید از برنامه صفحه گسترده استفاده کنید.
- اکثر وام‌دهندگان از شما صورت‌حساب گردش نقدینگی ماه‌به‌ماه طی سه سال و همچنین صورت‌حساب سود سه‌ماهه و سالانه در عرض سه سال را تقاضا می‌کنند (P&Ls).
- مالیات بر درآمد جزو مخارج متغیر محسوب شده و شما تا زمانی که سود خالص محاسبه نشود، از مقدار آن آگاهی ندارید. همچنین مالیات‌ها را در دسته‌بندی هزینه‌های ثابت یا متغیر قرار نداده و برای آن‌ها دسته‌بندی جداگانه تعریف کنید.
مواردی که برای بودجه‌بندی خود به آن‌ها نیاز دارید عبارت‌اند از:
- یک برنامه حسابداری یا یک برنامه صفحه گسترده
- اطلاعات در مورد هزینه‌های مرتبط با فروش محصولات
مهم‌ترین چیزی که باید در مورد بودجه‌بندی راه‌اندازی کسب‌وکار بدانید:
فروش را پایین و هزینه‌ها را بالا در نظر بگیرید. هر چیزی بیشتر از چیزی که فکر می‌کنید هزینه دارد و زمان می‌برد و همچنین بیشتر ازآنچه فکر می‌کنید، فروش آن طول می‌کشد.