finnova
5 دقیقه

مدیریت آنلاین فضای کار اشتراکی؛ چرا و چگونه…

نوشته ای ازمحمدرضا شریفی
15 اردیبهشت 1398

در هر فضای کار اشتراکی مسائل و منابع مختلفی وجود دارد که باید مدیریت شود و به مرور زمان با توسعه و افزایش تعداد فضاهای کار اشتراکی تحت پوشش یک مجموعه، این مسائل نیز افزایش پیدا می‌کنند.

ما در فینووا با مسائل مختلفی روبرو بودیم و بر اساس تجربه، نیازهای مشخصی داشتیم که با روش‌های مرسوم به سختی در حال مدیریت بود. گسترش فضا و افزایش تعداد تیم‌ها و افراد، ضرورت وجود زیرساختی نرم‌افزاری را بیش از پیش نمایان کرد. همچنین با افتتاح شعب سنندج و مشهد، نیاز به انجام برخی کارهای مدیریتی از راه دور وجود داشت. بنابراین در قدم اول شروع به تحقیق و بررسی نرم‌افزارهای موجود کردیم که می‌توان آنها را در دو دسته اصلی قرار داد:

برخی از فضاهای کار اشتراکی بین‌المللی که شعب متعدد و مساحت بیشتری داشتند، زیرساخت نرم‌افزاری و مدیریت فضا را بر اساس نیازهای منحصر به فرد خود توسعه دادند. تعدادی نیز نرم‌افزارهایی بودند که تلاش کردند نیازهای مختلف را به صورت یکپارچه در یک بستر جمع کنند تا مورد استفاده فضاهای کار اشتراکی مختلف قرار گیرد.

پس از بررسی دقیق نرم‌افزارهای قابل دسترس و نسخه‌های آزمایشی، ویژگی‌های مهم و کاربردی آنها را در کنار هم جمع و دسته‌بندی کردیم.

ابتدا در تلاش بودیم تا یکی از نرم‌افزارها را مورد استفاده قرار دهیم اما بنا به دلایلی که در زیر به آنها اشاره خواهیم کرد، توسعه نرم‌افزار به شکل بومی را در دستور کار قرار دادیم:

  1. مدل فضای کار اشتراکی در ایران با سایر کشورها تفاوت‌هایی دارد و همین موضوع سبب شد که راهکارهای موجود پاسخگوی نیاز ما نباشند و در صورت استفاده از نرم‌افزارهای خارجی،تغییرات سفارشی داشته باشیم.
  2. مدل ارائه خدمات فضای کار اشتراکی فینووا تفاوت نسبی با سایر مراکز در ایران داشت.
  1. امکان استفاده از نمونه‌های خارجی با توجه به لزوم پشتیبانی و وجود تحریم‌ها، کار با این نمونه‌ها را سخت می‌کرد.

توسعه نرم‌افزار فضای کار اشتراکی فینووا از اواسط مرداد 1397 آغاز شد. نسخه اولیه در اسفند 97 مورد بررسی قرار گرفت و اکنون جهت ارائه خدمت به استارتاپ‌های فینووا آماده بهره‌برداری است.

 

نرمافزار فضای کار اشتراکی فینووا

با توجه به خدمات فینووا از جمله فضای کار اشتراکی و آشنایی با مشکلات و نیازهای ضروری آن، ماژول‌هایی را مشخص کردیم که پاسخگوی نیاز چنین فضایی باشد.

 این نرم‌افزار امکانات متنوعی را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. فریلنسرها و استارتاپ‌ها بر اساس خدمات دریافتی ازجمله اجاره میز،کمد و تلفن اختصاصی می‌توانند به راحتی آمار مالی مربوط به هزینه‌های فضای کار خود را در این داشبورد مشاهده کنند.

کاربران در گذشته برای رزرو اتاق جلسات باید زمان مورد نظر خود را بصورت هفتگی بر روی کاغذی در کنار هر اتاق ثبت می‌کردند که مشکلاتی مانند لغو زمان جلسه و عدم آگاهی سایر کاربران جهت رزرو زمان لغو شده بوجود می‌آورد. اکنون هر کاربر در محیط نرم‌افزار و تنها با چند کلیک می‌تواند بر اساس تقویم، روز و ساعت موردنظر را رزرو کرده و در صورت لغو زمان جلسه، سایر کاربران امکان مشاهده و رزرو زمان‌های خالی را به صورت آنلاین خواهند داشت.

ما در این نرم افزار علاوه بر اعتبار مالی جهت پرداخت هزینه‌ها، واحد اعتباری فینوپول را ارائه کردیم. این اعتبار با فعالیت و کمک به کاربران حاضر در فضای کار اشتراکی افزایش یافته و جهت بهره‌مندی از خدمات و سرویس‌های موجود قابل مصرف است.

گاهی افراد حاضر در فضای کار برای رفع یک مسئله فنی و یا اداری نیاز به کمک دارند که این مسئله می‌تواند در این نرم افزار مطرح شود تا در صورت اطلاع، فردی پاسخگوی متقاضی باشد. همچنین اطلاع از آخرین اخبار و اطلاعات فینووا، شرکت در نظرسنجی با هدف توسعه هم‌افزایی، ارائه سرویس‌های همکاران با حداقل هزینه، صندوق انتقادات و پیشنهادات، بیان مشکلات جهت تسریع در آگاهی و رفع آن توسط مدیریت فضای کار نیز از سایر خدماتی به شمار می‌آیند که در این نرم‌افزار به کاربران ارائه می‌شود.

ارسال نظر